Zebra-reparatie zonder servicecontract: wat kost het echt?

Route 1: je hebt een servicecontract met dekking voor valschade

Dan gebruik je dat. Een uitgebreid contract dekt bij de meeste fabrikanten ook schade door een val, en dan is een reparatie voor jou gratis. Je stuurt het toestel naar het servicecentrum en krijgt het terug binnen de termijn die in je contract staat, meestal drie tot vijf werkdagen na ontvangst.

Twee dingen om te controleren voor je opstuurt. Ten eerste: er zijn goedkopere contractvarianten die alleen defecten en normale slijtage dekken, en géén valschade. Bij een gebarsten scherm sta je daarmee alsnog met lege handen. Ten tweede: de reparatietermijn geldt meestal vanaf ontvangst, transport niet meegerekend. In de praktijk ben je je toestel al snel anderhalve week kwijt.

Route 2: geen contract, en toch naar de fabrikant

Kan meestal, maar dan verlaat je het vaste-prijzenpad. Je betaalt per geval, je krijgt een offerte na inspectie, en de doorlooptijd is dezelfde als bij route 1. Voor toestellen die al uit ondersteuning gevallen zijn, wordt deze weg vaak helemaal afgesloten.

Wat veel beheerders verrast: een servicecontract moet je meestal bij de aankoop van het toestel nemen, of vlak erna. Achteraf alsnog aansluiten kan doorgaans niet, of alleen tegen een inhaalvergoeding. Wie het bij de bestelling heeft weggelaten om te besparen, kan die keuze later niet terugdraaien.

Route 3: een onafhankelijke hersteller

Geen contract nodig, ook voor één los toestel, ook buiten garantie en ook voor modellen die niet meer verkocht worden. Je weet het bedrag vooraf en je toestel gaat niet de fabrikantsketen in.

Het punt dat voor een IT-verantwoordelijke het zwaarst weegt, is niet de prijs maar wat er terugkomt. Bij een reparatie op onderdeelniveau krijg je hetzelfde toestel terug: zelfde serienummer, zelfde asset-label, zelfde inschrijving in je beheersysteem, en de data staat er nog op. Bij een omruiling begint het uitrolwerk opnieuw, en moet je inventaris aangepast worden.

Wat je echt moet vergelijken

Niet de reparatieprijs met de aankoopprijs van een nieuw toestel, maar met de volledige kost van vervangen: aankoop plus levertijd plus uitrol in je beheersysteem plus een nieuw serienummer in je inventaris plus de tijd van je IT-ploeg. Zet je die naast elkaar, dan valt de vergelijking bijna altijd de andere kant op.

En vergelijk wat er terugkomt. Bij een reparatie op onderdeelniveau krijg je hetzelfde toestel terug, met dezelfde inschrijving en dezelfde data. Bij een omruiling begint het uitrolwerk opnieuw. Dat verschil kost je ploeg meer uren dan het verschil in factuurbedrag.

Wanneer welke route

• Contract mét valschade en het toestel valt eronder: gebruik het contract. Je betaalt al.
• Contract zonder valschade, of geen contract: een onafhankelijke hersteller is bijna altijd sneller en goedkoper.
• Toestel uit ondersteuning: dan blijft een onafhankelijke hersteller vaak als enige over.
• Eén toestel op honderd, en je hebt reservetoestellen liggen: dan is de doorlooptijd niet kritiek en kies je op prijs.
• Geen reserve en een ploeg die moet doorwerken: kies op snelheid, en spreek af dat er een module klaarligt voor de volgende keer.